Почему сотрудники вообще могут воровать
В малом бизнесе учёт обычно выстраивали по ходу роста. Систему настраивал и вёл наёмный сотрудник, а владелец видел только итоговые отчёты. Со временем человек, который работает в программе каждый день, знает про неё больше руководителя. Он видит, какие документы никто не проверяет и какие операции можно провести так, чтобы никто не заметил. Отсюда главный принцип: хищению нужны возможность и отсутствие контроля, а не обязательно «плохой человек».
Большинство сотрудников честны. Но когда прибыль высокая, мелкие потери не замечают, а когда маржа падает, выясняется, что «усушка» съедает заметную часть выручки. Ниже десять схем, с которыми чаще всего сталкивается малый бизнес.
Десять схем и как с ними работать
1. Оказали одну услугу, провели другую
Клиент получил дорогую услугу и заплатил наличными полную цену, а в системе она оформлена как более дешёвая. Разницу забирает исполнитель, нередко в сговоре с администратором. Типично для салонов, сервисов, студий.
Признаки: у одного мастера непропорционально много дешёвых услуг, выручка на человека заметно ниже, чем у коллег с той же загрузкой.
Контроль: отчёт по услугам в разрезе сотрудников, регистрация клиентов с бонусами (клиент сам следит, что начислено за реальную цену), сверка записи в расписании с оформленным чеком.
2. Продажа мимо кассы и учётной системы
Клиент платит, но продажа нигде не фиксируется. Если это товар, на складе появляется недостача, которую потом «замывают» в общей инвентаризации.
Признаки: регулярные необъяснимые расхождения остатков по одним и тем же позициям, жалобы клиентов, что им «не дали чек».
Контроль: СМС или сообщение клиенту после каждой покупки, бонусы только по зарегистрированным покупкам, сверка звонков и заявок с количеством оформленных продаж.
3. Скидки «своим» и фиктивные оптовики
Менеджер оформляет продажу с максимальной скидкой, которая ему доступна, или заводит карточку выдуманного оптового клиента и проводит на неё покупки розничных покупателей. Разницу с реальной ценой получает сам или делит с покупателем.
Признаки: растёт доля продаж с максимальной скидкой, появляются «оптовики» без договора и реальных реквизитов, у одного менеджера одни и те же покупатели.
Контроль: лимиты скидок с согласованием выше порога, ежемесячный отчёт по скидкам по каждому сотруднику, проверка новых оптовых клиентов.
4. Отмены, возвраты и «исправленные» чеки
Кассир пробивает продажу, получает деньги, а затем отменяет чек или оформляет «возврат» и забирает наличные. Другой вариант: выдать счёт на планшете, взять оплату, а после ухода гостя удалить часть позиций.
Признаки: много отмен у одной смены, возвраты без товара, закрытие счетов с последующим удалением блюд.
Контроль: права на отмену только у старшего, обязательная причина каждой операции, сверка отчёта кассы с видеозаписью. Подробнее в статье о контроле кассовых операций.
5. Недостачи на складе, спрятанные в инвентаризации
Товар уходит со склада без документов, а расхождение списывают на пересортицу или растворяют среди прочих недостач. Чем реже инвентаризация и чем меньше людей отвечают за конкретные позиции, тем проще скрыть пропажу.
Признаки: недостача повторяется по одним и тем же товарам, остатки «подтягиваются» перед проверкой, нет адресного хранения, а документы оформляют задним числом.
Контроль: любое движение только по документу, частичные выборочные пересчёты вместо одной большой ревизии раз в год, ограничение доступа на склад. Эту тему мы разобрали в статье о кражах на складе.
6. Завышенные нормы списания
В производстве и общепите технолог или шеф закладывает в нормы отходов, брака или потерь больше, чем бывает на деле. Разница в сырье уходит «на списание», а затем на сторону или в блюда мимо счёта.
Признаки: процент отходов заметно выше, чем у аналогичных заведений или в вашей же истории, списания стабильно «круглые», сырьё расходуется быстрее, чем растут продажи.
Контроль: пересмотр норм с контрольной варкой или выпуском под вашим присмотром, акты списания с подписями двух человек, ответственный за сверку норм и фактического расхода.
7. Недолив, недовес и «свой» товар
Бармен недоливает порции и копит разницу, а потом продаёт свой алкоголь, пряча выручку от кассы. Аналог в рознице: недовес, подмена дорогой позиции дешёвой.
Признаки: фактический остаток бутылок или сырья расходится с расчётным по продажам, выручка бара ниже, чем у зала при той же загрузке.
Контроль: автоматическое списание ингредиентов по каждой проданной позиции, ежедневная сверка расчётного остатка с фактическим, контрольные закупки.
8. Сговор с поставщиками
Закупщик выбирает поставщика не по цене и качеству, а по размеру личного вознаграждения. Бывает и прямая аффилированность: поставщик оформлен на родственника или знакомого сотрудника.
Признаки: цены выше рыночных без объяснений, закупщик защищает одного поставщика и не даёт сравнивать предложения, поставщик появился недавно и у него нет реальной истории.
Контроль: минимум три коммерческих предложения на крупные закупки, ротация закупщиков, периодический пересмотр поставщиков. Проверяйте связи через реестры, как описано в статье о проверке контрагента.
9. Списание и подмена имущества
Рабочая техника признаётся «неисправной», проходит списание и оказывается у сотрудника дома. Другой вариант: из компьютера достают хорошие комплектующие и ставят старые. Такие схемы доступны тем, у кого есть право списывать, или тем, кто с ними в сговоре.
Признаки: необычно частые списания новой техники, жалобы на «тормоза» без причин, имущество числится на одном-двух человек на всю компанию.
Контроль: закрепление имущества за каждым пользователем, комиссия из нескольких человек для списания, фото и серийные номера при списании.
10. Уход информации на сторону
Это тоже хищение, просто нематериальное. Менеджер увозит клиентскую базу, повар передаёт рецепт конкуренту, закупщик продаёт условия контрактов. Ущерб от потери базы нередко больше, чем от любой недостачи.
Признаки: клиенты уходят к конкуренту сразу после увольнения сотрудника, конкурент знает ваши цены и условия, массовая выгрузка данных перед увольнением.
Контроль: права доступа к базе по должности, подписанные обязательства о неразглашении, оформленный режим коммерческой тайны. Как сделать так, чтобы он работал, мы описали в статье о коммерческой тайне для малого бизнеса.
Общие меры, которые закрывают сразу несколько схем
- Разделение полномочий. Тот, кто принимает товар, не должен сам его списывать. Тот, кто продаёт, не должен сам назначать себе скидку.
- Персональная отчётность. Все операции должны быть привязаны к конкретному сотруднику, а не к общему входу в систему.
- Регулярная сверка. Выборочные пересчёты раз в неделю или месяц дают больше, чем одна ревизия в год.
- Видео и контроль доступа там, где ходят деньги и товар. Камера не заменяет учёт, но подтверждает или опровергает подозрение.
- Справедливая оплата труда. Если из офиса массово пропадает мелочь, это часто сигнал о проблеме с мотивацией, а не только о недобросовестности.
- Канал, куда можно сообщить о нарушении. Коллеги замечают схемы раньше системы. Как его организовать, рассказано в статье про горячую линию доверия.
Что делать, если схему заметили
Не начинайте с обвинений. Сначала зафиксируйте факты: выгрузки из системы, документы, записи с камер, результаты пересчёта. Затем ограничьте доступ подозреваемого к операциям, которые вызывают вопросы, не раскрывая причин. Требовать объяснения, взыскивать ущерб и увольнять нужно в порядке, который предусмотрен трудовым законодательством (ТК РФ), поэтому действия лучше согласовать с юристом. О границах допустимого читайте в статье о законном контроле сотрудников.
Отдельный момент: схемы не всегда одиночные. Если нашли одну, проверьте соседние участки. Сговор между складом, закупками и продажами встречается чаще, чем кажется.
Когда стоит подключить специалистов
Если потери есть, а источник неясен, или вы подозреваете сговор нескольких сотрудников, самостоятельная проверка может спугнуть участников и уничтожить доказательства. СЭБ помогает в таких ситуациях: анализируем данные учёта, проверяем процессы, оцениваем риски и предлагаем меры, которые соответствуют закону и размеру вашего бизнеса. Подробнее об этом на странице услуги «Контроль сотрудников». Если нужен взгляд на всю систему защиты бизнеса, начните с аудита экономической безопасности.
Источники
- 10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением и методы борьбы с ними с помощью учетной системы
- Учтите это! К вопросу автоматизации склада
- Система защиты от краж в офисе. Антиконсалтинг
- Копирайт и технологии: Как рестораны защищаются от воровства
Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство меняется: перед важными решениями сверяйтесь с актуальной редакцией законов.