Должная осмотрительность при проверке контрагента

Почему за чужие налоги можно ответить своими деньгами

Типичная история выглядит так. Вы купили товар или услугу, подписали акт, приняли НДС к вычету. Через год-два приходит требование из инспекции: поставщик оказался «технической» компанией, налог в бюджет не заплатил, а значит, вычет у вас снимают. Платить недоимку, пени и штраф придётся покупателю.

Основание здесь статья 54.1 НК РФ. По ней вычет возможен, если сделка реальна и обязательство исполнил именно тот, кто указан в договоре или кому исполнение передано законно. НДС налог сквозной: налоговая сверяет книги покупок и продаж по всей цепочке и видит место, где вычет есть, а начисления у продавца нет. Такой разрыв может обнаружиться и через два-три звена от вашего поставщика, до которых вы не дотянетесь.

Размер последствий понятен заранее. Это сама сумма вычета, пени за весь период и штраф по статье 122 НК РФ: 20% от неуплаченной суммы, а если инспекция докажет умысел, то 40%. Выездная проверка может охватить три года, предшествующих году решения о проверке. То есть к сделке двухлетней давности вопросы возможны, а подтверждать осмотрительность придётся задним числом, если вы не собрали подтверждения сразу.

Что такое должная осмотрительность простыми словами

Это ваше доказательство того, что вы вели себя как обычный разумный предприниматель: выбирали поставщика осознанно, проверили его доступными способами и не имели оснований подозревать подвох. Эту логику ФНС изложила в письме от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ о применении статьи 54.1. Суды в целом исходят из того же: сам по себе разрыв по НДС у поставщика не означает, что покупателю надо отказывать в вычете, если сделка реальна и покупатель действовал осмотрительно.

Два уточнения, которые помогают не перегибать.

Глубина проверки зависит от значимости сделки. Закупка канцелярии на небольшую сумму и поставка оборудования на несколько миллионов требуют разного объёма подтверждений.
Осмотрительность не заменяет реальность сделки. Идеальная папка с выписками не спасёт, если товар фактически не поставляли или поставил кто-то другой, а вы об этом знали.

Если сделка была настоящей, но исполнил её фактический исполнитель, а не контрагент по договору, возможна налоговая реконструкция: учёт реальных расходов и вычетов. Подход держится на письме ФНС и судебной практике, поэтому в конкретном споре формулировки лучше выверять с юристом.

Какие подтверждения проверки стоит хранить

Главный принцип: каждый документ должен показывать, что вы проверили контрагента до сделки и когда именно. Скриншот без даты или выписка, запрошенная через год после поставки, работают слабо. Соберите для каждого значимого поставщика отдельную папку (бумажную или электронную) с такими материалами.

Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату сделки. Её можно бесплатно получить на egrul.nalog.ru в виде файла с электронной подписью налоговой. В ней видны статус, адрес, директор, учредители и виды деятельности.
Сводка рисков из «Прозрачного бизнеса». Сервис pb.nalog.ru показывает массовость адреса и руководителя, дисквалификацию, налоговый режим, численность. Сохраните результат с датой запроса.
Бухгалтерская отчётность. На bo.nalog.ru видны выручка и активы. Если компания с нулевыми оборотами берётся за крупный заказ, этот факт нужно как минимум объяснить в папке.
Данные по судам и банкротству. Картотека kad.arbitr.ru и Федресурс покажут споры и признаки банкротства.
Подтверждение полномочий подписанта. Решение или протокол о назначении директора, устав, а если подписывает не директор, то доверенность со сроком и пределами полномочий. Об этом подробнее в статье «Что проверить перед подписанием договора».
Документы о ресурсах и допусках. Лицензия или допуск СРО, если вид деятельности этого требует, сведения о складе, технике, сотрудниках, ссылки на сайт и реальные контакты.
Следы деловой логики выбора. Запросы коммерческих предложений, переписка о ценах и условиях, сравнение нескольких поставщиков, рекомендации. Это отвечает на вопрос инспектора «почему именно он».
Подтверждения реальности исполнения. Накладные, транспортные документы, переписка о сроках и приёмке, данные о том, кто привозил товар, акты с конкретным описанием работ и результатами.

Все выписки и скриншоты должны иметь дату формирования. Короткая внутренняя справка на одной странице тоже полезна: кто проверил, какие источники смотрел, какие выводы сделал и почему решил работать.

Короткий порядок действий

Для владельца

Закрепите правило письменно: без папки проверки платёж новому поставщику не проводится. Достаточно приказа или регламента на одной-двух страницах.
Назначьте ответственного за проверку, чтобы не получилось, что «все думали, что проверил кто-то другой».
Определите порог суммы, после которого проверка становится расширенной. Например, для разовых мелких закупок достаточно выписки и «Прозрачного бизнеса», для крупных добавляются отчётность, подтверждение полномочий и ресурсов.
Лично оцените деловую логику сделки. Если цена заметно ниже рынка, а условия необычно мягкие, это сигнал, который никакая выписка не уберёт.

Для бухгалтера

Перед принятием НДС к вычету убедитесь, что папка по поставщику собрана и даты проверок раньше даты сделки.
Сверяйте реквизиты в договоре, счёте-фактуре и актах с данными реестра: ИНН, КПП, адрес, подписант.
Раз в квартал проверяйте статус постоянных поставщиков: ликвидация, смена директора, массовый адрес, долги. Сохраняйте результат.
Если что-то насторожило, сообщите владельцу до принятия вычета, а не после требования из инспекции.

Типичные ошибки

Проверка «для вида». Выписка получена после подписания, документы лежат в разных местах, никто не вспомнит, кто и когда их искал.
Доверие к красивой отчётности и сайту. Они сами по себе не доказывают, что компания способна исполнить конкретный заказ.
Игнорирование красных флагов. Если видно, что у компании нет сотрудников, адрес массовый, а директор числится в десятке фирм, а вы всё равно работаете, отсылка к осмотрительности не сработает. Какие это признаки, разобрано в статье «Признаки фирмы-однодневки: 12 сигналов опасности».
Проверка один раз и навсегда. Компания, нормальная в начале года, к концу может оказаться в ликвидации.
Одинаковый подход ко всем сделкам. Либо слишком мало для крупных, либо избыточно для мелких, из-за чего процесс останавливается.

Пошаговый порядок самой проверки перед сделкой мы описали в материале «Как проверить контрагента перед сделкой», а варианты платных и бесплатных инструментов сравнили в статье «Сервисы проверки контрагентов».

Что в итоге даёт папка проверки

Гарантии она не даёт: инспекция и суд оценивают все обстоятельства в совокупности, включая реальность сделки и ваши связи с поставщиком. Но разница между компанией, у которой есть датированные документы о выборе и проверке контрагента, и компанией, у которой есть только акт и счёт-фактура, весьма существенна. В первом случае вы показываете логичное поведение, во втором вам приходится оправдываться без аргументов.

Ещё одна польза практическая. Проверка до сделки отсекает самых проблемных поставщиков, и вам не придётся ни спорить с инспекцией, ни искать деньги на доплату налога.

Когда стоит подключить специалистов

Проверить мелкого поставщика по бесплатным реестрам вполне может бухгалтер или менеджер. Привлекать специалистов разумно, когда сделка крупная, цепочка поставок сложная, поставщик новый и вызывает вопросы, а также когда нужно навести порядок в самой процедуре или разобрать уже имеющиеся сделки.

СЭБ проводит проверку контрагентов по открытым источникам, оценивает риски, оформляет результат так, чтобы его можно было приложить к документам по сделке, и помогает выстроить внутренний регламент проверки. Вопросы по налоговым последствиям и спорам с инспекцией при этом остаются зоной налоговых консультантов и юристов, с которыми мы можем работать вместе с вами.

Источники

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство меняется: перед важными решениями сверяйтесь с актуальной редакцией законов.

Должная осмотрительность: как проверка контрагента защищает от доначислений по НДС