Как проверить главного бухгалтера

Почему проверять нужно именно вам

Привычная логика такая: бухгалтер ведёт учёт, значит, с него и спрос. Закон смотрит иначе. По закону «О бухгалтерском учёте» (402-ФЗ) организовать учёт и хранение документов обязан руководитель компании. Кому поручить ведение, решает тоже он: главбуху, другому сотруднику или внешней организации по договору. Выбрав исполнителя, вы остаётесь ответственным за результат.

Ошибки в налоговом учёте обычно оборачиваются штрафами и пенями. Если компания доходит до банкротства, а учёт в беспорядке, это может обернуться и субсидиарной ответственностью контролирующих лиц, то есть претензиями к личному имуществу. Поэтому проверка бухгалтера не выражает недоверия. Это обычный контроль, как сверка остатков на складе.

Три пункта на 15 минут

Для начала не нужны ни 1С, ни умение читать баланс. Нужен доступ в личный кабинет юридического лица на сайте налоговой службы. Откройте его сами, лучше при бухгалтере, но не её руками.

1. Сальдо единого налогового счёта

ЕНС работает как баланс на телефоне: показывает, должна ли компания бюджету. Положительное сальдо означает, что деньги на счёте есть. Отрицательное означает долг: налог не заплатили или заплатили поздно. Если цифра отрицательная, попросите объяснить, откуда долг, когда он будет погашен и почему вы узнали об этом не от бухгалтера. Долг, который «повисел» несколько недель, уже стоит денег, потому что на него начисляются пени.

2. Статус отчётности

В том же кабинете видно, какие декларации и расчёты поданы, приняты ли они и идёт ли по ним проверка. Для каждого отчёта должна быть подтверждённая приёмка. Если отчёта нет или он «отправлен, но не принят», задайте прямой вопрос. Именно несданная отчётность чаще всего заканчивается приостановкой операций по счёту.

3. Входящие требования и письма налоговой

Инспекция присылает требования и запросы пояснений в кабинет. Посмотрите, есть ли непрочитанные, и на какие из них ответили. Само письмо не катастрофа: так обычно выглядит расхождение данных, которое можно объяснить. Но неотвеченное требование превращается в штраф или блокировку счёта. Хороший бухгалтер сообщает о таких письмах сам и приходит сразу с планом ответа.

Результат этих трёх экранов простой: либо картина чистая, либо у вас появился конкретный вопрос. Повторяйте проверку раз в квартал. Для микробизнеса и ИП этого часто достаточно. Если у вас несколько юрлиц, склад и штат, этот минимум считайте только стартом.

Что запросить, если остались сомнения

Есть ещё полчаса, и хочется копнуть глубже? Знаний бухгалтерии это по-прежнему не требует. Достаточно запросить несколько документов и послушать, как бухгалтер их объясняет.

Справка о состоянии расчётов с бюджетом или акт сверки. Её можно заказать в налоговой через кабинет. Она показывает долги и переплаты по налогам, взносам и пеням. Просите бухгалтера пройтись по каждой строке. Ответ «не знаю» или «это налоговая напутала» тревожный.
Публичная отчётность. Баланс и отчёт о финансовых результатах доступны по ИНН в государственном ресурсе бухгалтерской отчётности. Сравните выручку и прибыль с тем, что вы видите по управленческим данным и по движению денег на счёте. Расхождение возможно, но у него должно быть простое объяснение.
Договоры и закрывающие документы по трём-пяти крупнейшим контрагентам. Они должны быть подписаны, а суммы совпадать с оплатами. Если документов нет, это зона риска не только для учёта, но и для вычетов по НДС.
Экспресс-проверка в 1С. В программе есть встроенный отчёт для поиска грубых ошибок. Он ловит только очевидное, зато даёт повод для предметного разговора.
Расчёты по зарплате и взносам. Сверьте, что в отчётности для фонда и налоговой те же сотрудники и примерно те же суммы, что у вас в ведомостях.

Если вы сами хотите посмотреть шире бухгалтерии, пройдитесь по чек-листу аудита экономической безопасности. Там есть места потерь, которые в учёте не видны.

Сигналы тревоги в поведении

Цифры показывают результат, но о проблемах часто говорит и поведение. Насторожиться стоит, если:

вам не дают доступ в кабинет налоговой, в банк-клиент или к базе учёта «чтобы не мешать» или «там сложно»;
электронная подпись и все пароли находятся только у бухгалтера или подрядчика;
на простой вопрос вместо ответа получаете терминологию и раздражение;
бухгалтер не уходит в отпуск и не допускает к своим документам никого другого;
отчёты и сверки регулярно задерживаются, а объяснения каждый раз новые;
растут наличные расчёты, подотчётные суммы и «временные» займы без документов;
возникают платежи контрагентам, которых никто в компании не помнит.

Один пункт ещё не повод для выводов. Но если их несколько, переходите к следующему шагу. Часть из этих признаков совпадает с типовыми схемами, о которых мы писали в статье про внутренние хищения: бухгалтер с единоличным доступом к деньгам и документам создаёт условия, в которых хищение трудно заметить.

Как устроить контроль, чтобы не зависеть от одного человека

Проверка работает лучше, когда встроена в обычный порядок работы, а не вспыхивает от подозрений.

Электронная подпись руководителя и доступ в кабинет ФНС должны быть у вас. Бухгалтер работает по доверенности, а не как единственный владелец ключей.
Платежи в банке проходят в два шага. Один готовит платёж, другой подтверждает. Это защищает и от своих ошибок, и от внешних мошенников, например от звонков «от директора» с просьбой срочно перевести деньги.
Дела при смене бухгалтера сдаются по акту. Прописывайте это в трудовом договоре и должностной инструкции. Если с главбухом заключён договор о материальной ответственности, при смене проводится инвентаризация.
С аутсорсером фиксируйте в договоре сроки, состав услуг и отчёты. Закрепите, что документы и база принадлежат вам и вернутся при расторжении. Раз в квартал требуйте короткий отчёт: что сдано, что оплачено, какие вопросы от налоговой.

Когда нужен независимый аудит

Три экрана и несколько документов показывают явные проблемы. Но они не покажут, как эта проблема появилась, насколько она велика и что видят в вашей отчётности другие. С 2026 года у налоговой есть сервис оценки бизнеса по набору критериев, и выписку по нему могут запросить банк, контрагент или инвестор. То, что раньше знали только внутри компании, теперь потенциально видно снаружи.

Независимая проверка особенно нужна в нескольких случаях:

вы продаёте бизнес, привлекаете инвестора или проходите проверку у банка;
сменился главный бухгалтер или руководитель, и нужно понять, что досталось в наследство;
самопроверка вызвала сомнения: долг на ЕНС, расхождения, не принятая отчётность;
появились признаки повышенного налогового риска, например крупные вычеты по сомнительным контрагентам;
есть подозрение, что через учёт выводятся деньги.

Здесь важно не путать два формата. Обзорная проверка учёта занимает меньше времени и даёт внутренний отчёт: ошибки, риски, рекомендации. Официальный аудит заканчивается аудиторским заключением. Оно обязательно только для компаний, превышающих установленные законом пороги по доходам и активам (800 млн и 400 млн рублей), и для отдельных категорий организаций, таких как банки и страховщики. Для остальных аудит добровольный и нужен, когда его прямо просит банк, инвестор или покупатель. Если вам нужно понять, что происходит в учёте, чаще хватает обзорной проверки.

Когда стоит подключить специалистов

Если вы начали проверку и обнаружили нестыковки, не торопитесь с выводами и увольнениями. Сначала нужно установить факты: что произошло, ошибка это или умысел, какие суммы и документы затронуты. Такая работа лучше получается у человека, который не вовлечён во внутренние отношения компании.

СЭБ помогает собственникам посмотреть на ситуацию с позиции экономической безопасности: кто и что подписывает, у кого какие доступы к деньгам и документам, где в процессах может быть лазейка для потерь. Для этого мы проводим аудит экономической безопасности. По его итогам вы получаете понятный список слабых мест и рекомендации, что исправить в первую очередь. Если выяснится, что нужна профильная бухгалтерская или аудиторская экспертиза, мы подскажем, на каком этапе её привлекать. Результат зависит от исходной ситуации, и заранее обещать его мы не можем.

Источники

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство меняется: перед важными решениями сверяйтесь с актуальной редакцией законов.

Как проверить главного бухгалтера: 3 пункта за 15 минут без знания бухгалтерии