Выездная налоговая проверка: как подготовиться и пройти без потерь

Почему выбирают именно вашу компанию

Выездная проверка занимает у инспекции много времени и людей, поэтому «для галочки» её обычно не назначают. Чаще всего всё начинается с сигнала: данные декларации не сходятся с данными контрагентов, движение денег не похоже на заявленную сделку, в цепочке по НДС есть сомнительное звено, налоговая нагрузка заметно ниже, чем у других в вашей отрасли. Многое инспекция видит автоматически, без единой жалобы и звонка.

Попадание в список на «отработку» ещё не значит, что нарушение доказано. Это лишь повод посмотреть внимательнее: сначала запросы, вызовы, комиссия, и только потом, если вопросы остались, решение о выездной проверке. Поэтому у вас обычно есть время среагировать. Главное, не пропустить сигналы.

Самые частые триггеры для малого и среднего бизнеса:

контрагенты с признаками фирм-однодневок (подробнее в статье про признаки фирмы-однодневки);
вычеты по НДС, которые выглядят слишком большими на фоне оборота;
низкая налоговая нагрузка и убытки, которые тянутся несколько лет;
сделки, где непонятно, зачем они нужны, кроме экономии налогов;
зарплаты «в конвертах» или подмена сотрудников самозанятыми.

Как оценить риск до прихода инспекторов

ФНС опубликовала на своём сайте критерии самостоятельной оценки рисков, по которым отбирают компании для выездной проверки. Это готовый чек-лист: пройдите по нему вместе с бухгалтером и посмотрите, сколько критериев совпадает с вашей компанией. Один совпавший пункт не приговор, но повод разобраться, чем он объясняется и чем вы это подтвердите.

Дальше полезно сделать «налоговый осмотр» за последние три года, ведь именно столько обычно попадает в проверку:

Выпишите крупнейших поставщиков и подрядчиков. По каждому проверьте, что сделка реальна: есть договор, акты, переписка, документы о доставке, понятно, кто фактически выполнял работу.
Убедитесь, что вы можете объяснить, почему выбрали именно этого контрагента. Как вы с ним познакомились, что проверяли, почему цена такая.
Посмотрите на сделки, где выгода только налоговая. Для нестандартных и крупных операций соберите «защитный файл»: расчёты, обоснование, пояснительные записки, заключения консультантов.
Сверьте, что у каждого документа есть живой исполнитель: кто принимал товар, кто подписывал акты, где это хранилось.

Закон здесь требует следующего: по ст. 54.1 НК РФ у сделки должна быть деловая цель, а исполнять её должен сам контрагент, а не кто-то по его поручению без вашего ведома. Подтвердить это вы можете только документами и проверкой партнёра до сделки. Как это делается, мы разбирали в материалах про должную осмотрительность и проверку договора перед подписанием.

Что бывает до решения о проверке

Перед выездной проверкой инспекция часто пробует решить вопрос «мягче»: присылает требования о документах по отдельным сделкам, вызывает на комиссию, предлагает самостоятельно уточнить декларации. Со стороны это выглядит как просьба, но на деле это попытка получить от вас признание нарушений и доказательства без формальной проверки.

Что полезно знать:

На требования нужно отвечать, даже если они кажутся необоснованными. Если не можете исполнить, напишите причину, а не молчите.
Запрашивать у вас без проверки сразу всё за несколько лет налоговая, как правило, не вправе. Если запрос слишком общий, можно попросить уточнить, по каким сделкам и периодам нужны документы.
На комиссию идите подготовленными: с цифрами, пояснениями и человеком, который понимает налоговый учёт. Протокол комиссии сам по себе не обязывает платить, но всё, что вы там скажете, может быть использовано дальше.
Уточнять декларацию стоит, если вы нашли реальную ошибку. Если вы с претензией не согласны, не нужно соглашаться только ради спокойствия.

Пришло решение о проверке: первые шаги

Срок выездной проверки по ст. 89 НК РФ составляет до двух месяцев. Его могут продлить до четырёх, а в исключительных случаях до шести месяцев. Проверяют период не более трёх календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение. Другие сроки и виды проверок мы собрали в статье «Налоговая проверка: какие бывают, сроки и что проверяют».

В первые дни сделайте следующее.

Назначьте одного ответственного. Все требования, документы и общение с инспекторами идут через одного человека. Так вы не потеряете бумаги и не получите противоречивых объяснений от разных сотрудников.
Решите вопрос с помещением. Если выделить рабочее место проверяющим нельзя, сообщите об этом письменно, документы тогда будут запрашиваться и передаваться иначе.
Предупредите ключевых сотрудников. Руководитель, главбух, кладовщики и менеджеры, чьи подписи стоят на документах, должны знать, что их могут вызвать, и не быть застигнутыми врасплох.
Предупредите контрагентов. У них тоже могут запросить документы по вашим сделкам. Договоритесь, что они не будут игнорировать запросы.
Проведите собственную ревизию. Найдите слабые места раньше инспекции и подготовьте объяснения.

Требования документов: делайте то, что обязаны, и аккуратно

Каждое требование читайте внимательно. Проверьте, что запрашивают именно то, что инспекция вправе потребовать в рамках проверки, и что период и предмет понятны. Документы, которых нет в требовании или которые не относятся к проверке, отдавать не нужно.

Передавайте копии, а не оригиналы, и ведите опись с датой и подписью принявшего. Это защищает вас, если позже что-то «потеряется».
Не составляйте справки и сводки, которые не обязаны делать. Любая ваша таблица становится доказательством, в том числе против вас.
Если не успеваете в срок, письменно попросите продлить его и объясните причину. Молчание хуже любой задержки.
Не отдавайте документы «из вежливости». Лояльность проверяющих от этого не вырастет, а лишние бумаги расширят круг вопросов.
Следите за тем, чтобы все ваши документы внутри не противоречили друг другу: договор, акт, накладная, платёжка и переписка должны рассказывать одну историю.

Допросы: как вести себя свидетелю

На допрос обычно вызывают директора, главного бухгалтера и тех, кто принимал или отгружал товар, то есть чьи подписи стоят на документах. Допрос не экзамен, а процессуальное действие, по итогам которого составляется протокол. Он потом ляжет в материалы проверки.

Практические правила:

Готовьтесь заранее. Вас, скорее всего, спросят, как вы нашли контрагента, на каких условиях работали, кто подписывал документы, как доставляли и где хранили товар.
Руководитель должен знать суть сделок. Ответы «не знаю» и «не помню» по основным контрагентам звучат как признание, что вы не управляете бизнесом. Если вы не занимаетесь вопросом лично, назовите сотрудника или отдел, который им занимается.
Не фантазируйте и не угадывайте. Если вопрос вне ваших обязанностей, так и скажите.
Не торопитесь. Можно взять паузу и переспросить, если вопрос непонятен или в нём чувствуется подвох.
Если не уверены в ответе, помните, что у вас есть право воспользоваться статьёй 51 Конституции и продолжить в присутствии юриста.
Прочитайте протокол перед подписью, а после допроса попросите копию.

Общайтесь спокойно и по делу, как на деловых переговорах. Эмоции, просьбы и тем более давление на проверяющих только вредят.

Что делать с актом проверки

По итогам проверки составляется акт. По ст. 100 НК РФ возражения на него можно подать в течение одного месяца со дня получения. Не откладывайте на последние дни: этого времени обычно хватает впритык.

Прочитайте акт целиком и по каждому доводу проверьте факты: даты, суммы, расчёты, ссылки на показания и документы.
Разделите ошибки. Процедурные нарушения сами по себе редко отменяют итоговое решение, исключения есть, например рассмотрение материалов без вашего извещения. Основная работа обычно идёт по существу: неверные выводы о фактах или неправильное применение норм.
Проверьте доказательства. Как проводили допросы свидетелей, разъясняли ли им права, на чём основаны выводы о контрагентах.
Приложите свои доказательства: документы о реальности сделок, переписку, подтверждения доставки и выполнения работ, материалы проверки контрагента.
Пересчитайте налоги за проверяемый период. Иногда обнаруживаются неучтённые вычеты или переплата, и итоговая сумма уменьшается. Если часть претензий обоснована, возможен пересчёт с учётом реальных расходов, об этом стоит говорить с налоговым консультантом.

Дальше будет рассмотрение материалов проверки в инспекции. На него можно прийти самому или направить представителя с доверенностью. Если возражения не помогут, решение можно обжаловать в вышестоящий налоговый орган и в суд, и здесь уже нужны материалы, которые вы собирали с самого начала.

Как не пройти через это дважды

После проверки полезно закрепить выводы: регламент проверки контрагентов, обязательные документы по каждой сделке, ежегодный налоговый осмотр. Хорошая привычка начинается с простого: понять, у кого вы покупаете и кому продаёте. В этом помогает пошаговая проверка контрагента. Чем меньше в учёте сделок «на доверии», тем спокойнее вы встретите следующий сигнал из налоговой.

Когда стоит подключить специалистов

Привлекать помощь лучше не после акта, а как только вы увидели сигналы: требования по контрагентам, вызов на комиссию, решение о проверке. Специалисты СЭБ помогают разобраться, что именно ищет инспекция, оценить слабые места по сделкам, подготовить документы и сотрудников к допросам, выстроить общение с проверяющими и составить возражения. Подробнее о том, как это устроено, на странице сопровождения налоговых проверок. Если сомнения вызывают конкретные партнёры, мы также проверяем их в рамках услуги проверки контрагентов. Результат зависит от фактов и документов, и мы не обещаем, что претензий не будет, но снижаем риск лишних ошибок.

Источники

Материал носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство меняется: перед важными решениями сверяйтесь с актуальной редакцией законов.